Pembaca "ISO 9001 Forum" yg berbahagia, sabagaimana system manajemen lainnya, pengendalian system manajemen mutu merupakan tahapan atau pun proses yg sangat penting guna menjaga agar implementasi system manajemen mutu ISO 9001 tetap berjalan sesuai dengan kebijakan, sasaran, maupun program mutu yg telah ditetapkan. Pengendalian atau kontrol yg baik sangat diperlukan. Dalam hal ini bagaimana system pengendalian QMS ISO 9001 yg memadahi? Berikut ini adalah poin-poin penting yg semestinya dijalankan oleh organisasi yg mengimplementasikan ISO 9001.
Laporan
System pelaporan system manajemen mutu yg dirancang dengan baik bisa menjadi alat kontrol yang efektif. Laporan tsb mencakup tujuan, sasaran, program, realisasi, evaluasi, penyimpangan, identifikasi dan analysis penyebab penyimpangan, tindakan perbaikan dan pencegahan. Laporan seperti ini harus dibuat secara periodik dan didistribusikan kepada pihak-pihak yg berkepentingan untuk menjadi dasar atau masukan dalam Manajemen Review maupun pengembangan (improvement) system manajemen mutu organisasi.
Internal Audit
Internal audit merupakan bagian dari pengendalian system manajemen mutu ISO 9001 yg sangat krusial. Internal Audit merupakan mata dan telinga bagi Management Representative (MR) yg mensuplai informasi yg dibutuhkan oleh MR untuk mengetahui apa yg sebenarnya terjadi di lapangan. Informasi ini menjadi dasar bagi MR untuk pengambilan keputusan terkait dengan implementasi System Manajemen Mutu ISO 9001.
Yang perlu diperhatikan di sini adalah bahwa informasi dari internal auditor ISO 9001 harus obyektif dan memadahi dalam arti bisa menyajikan fakta-fakta yg memang seharusnya dilaporkan. Tidak ada penyimpangan signifikan yg tidak berhasil diungkap oleh internal auditor. Selain itu laporan dari internal auditor juga harus disajikan tepat waktu, tidak terlambat, sehingga penyimpangan yg terjadi di lapangan bisa segera diatasi dan bahkan bisa dicegah.
Bagaimana pelaksanaan audit internal ISO 9001 serta organisasi internal auditor ISO 9001 yg memadahi? Pembahasan mengenai hal ini akan kami sajikan tersendiri dalam artikel khusus tentang Internal Audit ISO 9001.
Audit Eksternal
Pelaksanaan audit oleh pihak eksternal, yg biasanya disebut surveilance audit, tidak bisa dipungkiri merupakan alat kontrol yg cukup menentukan atas pelaksanaan system manajemen mutu organisasi. Meskipun biasanya hanya dilakukan setiap 6 bulan sekali, tetapi hasil dari surveilance audit ini biasanya lebih diperhatikan oleh para pelaksana ISO 9001 di lapangan. Terutama bila auditor eksternal tsb benar-benar menunjukkan integritas dan kualitasnya.
Manajemen Review
Forum tertinggi dalam pengendalian system manajemen mutu ISO 9001 adalah Manajemen Review. Seluruh tahapan implementasi System Manajemen Mutu ISO 9001 bermuara di sini. Laporan pelaksanaan ISO 9001 oleh semua pihak, laporan audit internal dan eksternal, rencana strategis improvement system manajemen mutu iso 9001 ke depan, dsb, dibahas di sini. Keputusan-keputusan penting dibuat di sini, terutama bila menyangkut sumber daya atau investasi.
Forum ini mengevaluasi secara menyeluruh implementasi System Manajemen Mutu ISO 9001. Ia membicarakan secara garis besar apa yg telah kita tetapkan, bagaimana pelaksanaannya, sejauh mana pencapaian dan penyimpangannya, apa rencana perbaikan dan tindakan pencegahannya, siapa penanggung-jawabnya, bagaimana time-framenya, sumber daya apa yg diperlukan, serta apa yg akan dilakukan dalam rangka improvement system manajemen mutu ISO 9001.
Keempat elemen pengendalian system manajemen mutu ISO 9001 ini, yakni system pelaporan, internal audit, eksternal sudit, dan manajemen review, akan sangat bermanfaat bagi implementasi system manajemen mutu ISO 9001 yg efektif jika keempatnya dilaksanakan sebagaimana mestinya. Jika salah satu saja tidak terlaksana dengan baik, maka efektifitas implementasi system manajemen mutu ISO 9001 bisa terganggu.
Laporan
System pelaporan system manajemen mutu yg dirancang dengan baik bisa menjadi alat kontrol yang efektif. Laporan tsb mencakup tujuan, sasaran, program, realisasi, evaluasi, penyimpangan, identifikasi dan analysis penyebab penyimpangan, tindakan perbaikan dan pencegahan. Laporan seperti ini harus dibuat secara periodik dan didistribusikan kepada pihak-pihak yg berkepentingan untuk menjadi dasar atau masukan dalam Manajemen Review maupun pengembangan (improvement) system manajemen mutu organisasi.
Internal Audit
Internal audit merupakan bagian dari pengendalian system manajemen mutu ISO 9001 yg sangat krusial. Internal Audit merupakan mata dan telinga bagi Management Representative (MR) yg mensuplai informasi yg dibutuhkan oleh MR untuk mengetahui apa yg sebenarnya terjadi di lapangan. Informasi ini menjadi dasar bagi MR untuk pengambilan keputusan terkait dengan implementasi System Manajemen Mutu ISO 9001.
Yang perlu diperhatikan di sini adalah bahwa informasi dari internal auditor ISO 9001 harus obyektif dan memadahi dalam arti bisa menyajikan fakta-fakta yg memang seharusnya dilaporkan. Tidak ada penyimpangan signifikan yg tidak berhasil diungkap oleh internal auditor. Selain itu laporan dari internal auditor juga harus disajikan tepat waktu, tidak terlambat, sehingga penyimpangan yg terjadi di lapangan bisa segera diatasi dan bahkan bisa dicegah.
Bagaimana pelaksanaan audit internal ISO 9001 serta organisasi internal auditor ISO 9001 yg memadahi? Pembahasan mengenai hal ini akan kami sajikan tersendiri dalam artikel khusus tentang Internal Audit ISO 9001.
Audit Eksternal
Pelaksanaan audit oleh pihak eksternal, yg biasanya disebut surveilance audit, tidak bisa dipungkiri merupakan alat kontrol yg cukup menentukan atas pelaksanaan system manajemen mutu organisasi. Meskipun biasanya hanya dilakukan setiap 6 bulan sekali, tetapi hasil dari surveilance audit ini biasanya lebih diperhatikan oleh para pelaksana ISO 9001 di lapangan. Terutama bila auditor eksternal tsb benar-benar menunjukkan integritas dan kualitasnya.
Manajemen Review
Forum tertinggi dalam pengendalian system manajemen mutu ISO 9001 adalah Manajemen Review. Seluruh tahapan implementasi System Manajemen Mutu ISO 9001 bermuara di sini. Laporan pelaksanaan ISO 9001 oleh semua pihak, laporan audit internal dan eksternal, rencana strategis improvement system manajemen mutu iso 9001 ke depan, dsb, dibahas di sini. Keputusan-keputusan penting dibuat di sini, terutama bila menyangkut sumber daya atau investasi.
Forum ini mengevaluasi secara menyeluruh implementasi System Manajemen Mutu ISO 9001. Ia membicarakan secara garis besar apa yg telah kita tetapkan, bagaimana pelaksanaannya, sejauh mana pencapaian dan penyimpangannya, apa rencana perbaikan dan tindakan pencegahannya, siapa penanggung-jawabnya, bagaimana time-framenya, sumber daya apa yg diperlukan, serta apa yg akan dilakukan dalam rangka improvement system manajemen mutu ISO 9001.
Keempat elemen pengendalian system manajemen mutu ISO 9001 ini, yakni system pelaporan, internal audit, eksternal sudit, dan manajemen review, akan sangat bermanfaat bagi implementasi system manajemen mutu ISO 9001 yg efektif jika keempatnya dilaksanakan sebagaimana mestinya. Jika salah satu saja tidak terlaksana dengan baik, maka efektifitas implementasi system manajemen mutu ISO 9001 bisa terganggu.
0 comments:
Post a Comment